Comment calculer les frais réels ?

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en juillet 2019

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Comment calculer les frais réels ?

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Les frais réels sont les dépenses réalisées sur ses revenus personnels dans le cadre de son travail. On parle également de « frais professionnels ».

Si, dans le cadre de votre activité professionnelle, vous estimez que vos frais dépassent le montant de la déduction forfaitaire de 10 % de vos revenus (seuls les salariés n'ayant pas opté pour le régime de déduction des frais réels bénéficient de cette déduction au titre des frais inhérents à leur profession), vous pouvez décider de les mentionner sur votre déclaration de revenus.

Cette fiche pratique vous explique comment calculer les frais réels.

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1. Déterminez les frais pouvant être pris en compte dans le calcul des frais réels

Votre calcul de frais réels ne doit concerner que les dépenses réalisées dans le cadre de votre travail. Celles-ci doivent également être liées au maintien ou à l'augmentation de vos revenus professionnels.

Ne sont admis au calcul des frais réels que :

  • les frais de transports pour les trajets directs et sans détour entre le domicile et le lieu de travail ;
  • les frais de repas, si vos horaires et la distance ne vous permettent pas de rentrer chez vous ;
  • les frais de formation si vous en avez eu à votre charge ;
  • les déplacements réalisés dans le cadre de votre travail ;
  • les locaux et équipements professionnels.

Le choix de déclarer les frais réels exige d’être extrêmement méticuleux du 1er janvier au 31 décembre. Vous devez garder précieusement tous les justificatifs, non seulement pour calculer le montant total et exact de ces frais, mais surtout pour être en mesure de les prouver si l’Administration fait un contrôle.

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2. Évaluez vos frais kilométriques pour calculer les frais réels

Les trajets pour vous rendre sur votre lieu de travail et pour vos déplacements professionnels avec votre voiture ou deux-roues constituent la partie la plus complexe du calcul de vos frais réels :

  • pour le transport domicile-travail, en dessous d’un trajet de 40 km, prenez l’intégralité du kilométrage ;
  • au-delà, les kilométrages ne sont pas pris en compte dans le calcul, sauf exception.
 Vous pouvez au choix :
  • Déduire les dépenses réelles à proportion du kilométrage parcouru au titre de votre activité professionnelle ;
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3. Reportez le montant calculé de vos frais réels sur votre déclaration de revenus

Additionnez tous les montants TTC de vos différents frais professionnels (repas, formation, locaux et équipements professionnels) ainsi que les frais kilométriques dont vous pouvez justifier l'existence.

Reportez ces montant sur votre déclaration de revenus dans les cases 1AK à 1DK.

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